النص الأصلي للتعميم
تعميم رقم (687) وتاريخ 07-08-1431هـ
لجميع مكاتب التربية والتعليم والإدارات والأقسام والمدارس
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
لما لوحظ من تباينات من أساليب المكاتبات الإدارية بين الإدارات والأقسام والمدارس، ولرغبتنا في توحيد أساليب تلك المكاتب الإدارية فإننا نأمل منكم عند إعداد المكاتبات الإدارية التقيد بالآتي:
أولاً :
المكاتبات الداخلية:
1- يستخدم نوع خط واحد فقط في جميع أجزاء الخطاب وبمقاس واحد.
2- يدون اسم الجهة المعدة تحت مسمى إدارة التربية والتعليم بمنطقة المدينة المنورة (بنين).
3- يدون الموضوع في رأس الخطاب في الجهة اليسرى منه.
4- توجه المكاتبات وفق النموذج المرفق رقم (1).
5- يدون الاسم الثلاثي لموقع الخطاب ويدون التاريخ عند التوقيع.
ثانياً :
المكاتبات الخارجية:
1- يستخدم نوع خط واحد فقط في جميع أجزاء الخطاب وبمقاس واحد وتفضل إحدى الأنواع الآتية:
“(المهند) أو (أربك) أو (أخبار)”
2- يدون اسم الجهة المعدة تحت مسمى إدارة التربية والتعليم بمنطقة المدينة المنورة (بنين).
3- يدون الموضوع في رأس الخطاب في الجهة اليسرى منه.
4- توجه المكاتبات وفق النموذج المرفق رقم (2).
5- يعد الخطاب من نسختين أصل وصورة ويأشر الأصل من قبل مدير الإدارة المعدة وتدون الصور المرغوب تزويد الجهات الأخرى بها وتأشيرات الإعداد والأقسام على النسخة الثانية من الخطاب.
6- يدون الاسم الثلاثي لموقع الخطاب ويدون التاريخ عند التوقيع.
وفي حالة استخدام نماذج حاسوبية يرجى إعادة تصميمها لتتناسب مع ما ذكر أعلاه، آمل الإطلاع والتقيد بتنفيذ اعتباراً من تاريخه.
وتقبلوا سعادتكم وافر التحية والتقدير ،،،
مدير عام التربية والتعليم بمنطقة المدينة المنورة
د. سعود بن حسين الزهراني
تحليل للتعميم وشرح له
تعميم رقم (687) وتاريخ 07-08-1431هـ، صدر عن مدير عام التربية والتعليم بمنطقة المدينة المنورة، ويهدف إلى توحيد أساليب إعداد المكاتبات الإدارية في جميع مكاتب التعليم والإدارات والأقسام والمدارس التابعة للإدارة، سواء كانت المكاتبات داخلية أو خارجية. يحدّد التعميم تنسيقًا موحدًا من حيث الخط، موقع العناوين، طريقة التوجيه، والتوقيع، بالإضافة إلى نماذج مرفقة يجب الالتزام بها، مع التأكيد على تعديل النماذج الحاسوبية لتتوافق مع الضوابط المعتمدة.
1- التوحيد الإداري: نهج تنظيمي لتكامل العمل: هذا التعميم يُعد أداة تنظيمية داخلية تهدف إلى:
– ضبط العمل الإداري وتقديم صورة احترافية موحدة.
– تسهيل مراجعة الخطابات والوثائق عبر اتساق تنسيقاتها.
– ضمان سرعة الفهم والاستجابة من الجهات المستلمة للمكاتبات.
ويُعد ذلك جزءًا من تطبيقات الحوكمة الإدارية ورفع كفاءة الأداء المؤسسي.
2- التقسيم بين المكاتبات الداخلية والخارجية: يفصل التعميم بوضوح بين نوعي المراسلات:
أ- المكاتبات الداخلية:
– تستخدم خطًا واحدًا بمقاس موحد (لم يُذكر نوع الخط تحديدًا).
– تتجه إلى جهات داخلية (كالمدارس، الأقسام).
– تعتمد نموذجًا موحدًا مرفقًا برقم (1).
– يُكتب اسم الجهة المعدة وتاريخ التوقيع واسم الموقع.
ب- المكاتبات الخارجية:
– تستخدم أيضًا خطًا موحدًا، ولكن تم تحديد أنواع خطوط مفضلة: (المهند، أربك، أخبار).
– تُعد من نسختين: أصل وصورة.
– يُؤشر الأصل من قبل المدير، وتُكتب ملاحظات الأقسام والإعداد على النسخة الثانية.
– تُستخدم نموذجًا خاصًا مرفقًا برقم (2).
3- أثر التعميم على العمل الفعلي: هذا التعميم لا يفرض فقط تنسيقًا شكليًا، بل يُؤسس لـ:
– مسؤولية واضحة في إعداد وتوقيع الخطابات (بذكر الاسم الثلاثي والتاريخ).
– تقنين مسار الموافقة الداخلية من خلال التأشير والتوثيق.
– سهولة المراجعة القانونية والمحاسبية للمكاتبات الرسمية بفضل التوحيد الشكلي.
بمعنى آخر، فإن الالتزام بهذا التعميم يحمي الإدارة والمؤسسة من التلاعب والتضارب الإداري.
4- استخدام التقنية: التحديث مع الالتزام: التعميم لم يغفل عن النماذج الحاسوبية، بل طلب صراحة إعادة تصميمها لتتناسب مع التعليمات، مما يعكس:
– توجهًا نحو الرقمنة المدروسة والمنضبطة.
– رفض النماذج العشوائية أو غير الرسمية.
– رغبة الإدارة في جمع البيانات وتوثيقها رقمياً دون الإخلال بالشكل الرسمي.
تعميم رقم (687) وتاريخ 07-08-1431هـ، يُعتبر خطوة تنظيمية تهدف إلى توحيد الهوية المؤسسية في الخطابات الرسمية، سواء كانت داخلية أو خارجية. يربط الشكل بالمضمون الإداري، ويُعد مرجعًا إلزاميًا في تنسيق المكاتبات، ويعكس وعيًا إداريًا بأهمية الشكل الرسمي في تعزيز الموثوقية والانضباط في بيئة العمل التربوي.
نسخة من أصل التعميم؛ للتحميل
