بعد قيام لجنة “فتح” العروض بإحالة محضرها وأوراق المنافسة إلى لجنة فحص العروض؛ تقوم الأخيرة بأداء المهمة المنوطة بها من فحص العروض، ثم تقديم توصياتها في الترسية على أفضل العروض تُحقق أقصى استفادة للجهة الحكومية التي طرحت المنافسة أو المناقصة.
اقرأ عن/ لجنة فتح العروض ومهامها.
أولًا: أعضاء لجنة فحص العروض
لقد حددت المادة (45) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، والمادة (74) من اللائحة التنفيذية لهذا النظام، الضوابط والشروط الواجب توافرها في الأعضاء الذين يُشكل بهم لجنة فحص العروض، وتتمثل في الآتي:
1- صدور قرار: يصدر رئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه قرارًا بتشكيل لجنة فحص العروض أو أكثر من لجنة حسب الأحوال والاحتياج.
2- عدد الأعضاء: الحد الأدنى لعدد أعضاء لجنة فحص العروض هو (ثلاثة) أعضاء بالإضافة إلى رئيسهم، أي أن الإجمالي (ثلاثة) أعضاء بحد أدنى، ويُشترَط أن يكون من بين الأعضاء كل من (المُراقب المالي، وعضو من ذوي التأهيل النظامي، وعضو يملك المعرفة الفنية في طبيعة الأعمال والمشتريات محل المنافسة).
3- تعيين نائب وعضو احتياطي: يجب أن ينص قرار تكوين اللجنة على تعيين نائب للرئيس من أعضاءها، بحيث يحل محله عند الغياب، وكذلك تعيين عضو احتياطي لكل عضو أساسي في اللجنة.
4- مدة اللجنة: يُعاد تكوين لجنة فحص العروض وسكرتيرها كل ثلاث سنوات.
5- جهة الشراء الموحد: يُقرر النظام حق الجهة المختصة بالشراء الموحد في المشاركة في حضور جلسات لجنة فحص العروض، ويكون لها كافة الصلاحيات المُقررة لباقي الأعضاء باللجنة.
6- حظر الازدواجية بالعضوية: إذ لا يجوز الجمع بين رئاسة لجنة فحص العروض، وصلاحية البت في الترسية، كما لا يجوز الجمع بين رئاسة لجنة فتح العروض ورئاسة لجنة فحص العروض أو العضوية فيهما.
ثانيًا: مهام لجنة فحص العروض
تتمثل مهام لجنة فحص العروض في مراجعة جداول الكميات والأسعار الواردة في العروض المُحالة إليها من لجنة فتح العروض، سواء كانت مراجعة لكل عرض بمفرده أو بمجموعها.
يكون للجنة الحق في الاستعانة بمن تراه من أهل الاختصاص في الجوانب (الفنية، الهندسية، التقنية، القانونية)، وذلك متى رأت اللجنة الاحتياج لهذه المشورة الفنية.
تقوم لجنة فحص العروض بإعداد محضر يتضمن جميع ما قامت به من أعمال، وما اتخذته من إجراءات، وكذلك توصيتها بشأن العروض التي فحصتها، وإذا كان هناك رأي مخالف لأحد الأعضاء أو بعضهم؛ فيتعين بيانه في المحضر، مع كتابة أسباب كل رأي، ومن ثَم؛ يتم عرض المحضر على صاحب الصلاحية للبت في الترسية.
وأما عن الضوابط والإجراءات التي تلتزم بها لجنة فحص العروض عند أداء مهامها، فتتمثل فيما يلي:
1- التقيد بالمعايير: إذ تلتزم اللجنة بفحص العروض وفقًا للمعايير المنصوص عليها في وثائق وشروط المنافسة، ويتم استبعاد العروض المخالفة، مع استرجاع أصحاب العروض للضمانات الابتدائية المدفوعة من جانبهم، ومستنده الفقرة (1) بالمادة (46) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
2- العرض الفني المستقل: في حال تم تقديم العروض في مظروفين مستقلين [فني، ومالي]؛ فتتقيد اللجنة بحفظ العروض الفنية فقط دون المالية، وتستبعد العروض الفنية غير المقبولة، وترد لأصحابها العروض المالية دون أن تقوم اللجنة بفتحها، مع إعادة الضمانات الابتدائية أيضًا، ومستنده الفقرة (2) بالمادة (46) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
3- جواز الاستيضاح: على عكس لجنة فتح العروض التي يُحظَر عليها توجيه أصحاب العروض، فإن لجنة فحص العروض لها السُلطة الجوازية في أن تطلب من المتنافسين إيضاح أي بيانات أو غموض في عروضهم، ويُشترط في تلك الحالة عدد من الشروط منصوص عليها في الفقرة (1) بالمادة (76) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية، وتتمثل في الآتي:
- أن يكون طلب اللجنة مكتوبًا.
- ألا يخل الطلب بتكافؤ الفرص والمساواة بين المتنافسين.
- ألا يؤدي ذلك إلى التغيير في مسائل جوهرية كالأسعار.
- ألا يكون من شأن ذلك الطلب تحويل العرض المخالف للشروط والمواصفات إلى عرض مقبول.
- أن يكون الرد من المتنافسين مكتوبًا وليس شفاهةً.
4- استكمال الشهادات: في حالة عدم تقديم صاحب العرض أيًا من الشهادات المطلوبة نظامًا، أو كانت الشهادات المقدمة منتهية الصلاحية، فيمنح صاحب العرض مدة تحددها لجنة فحص العروض على ألا تزيد على عشرة أيام عمل لاستكمال تلك الشهادات فإن لم يقدمها في الوقت المحدد يستبعد من المنافسة ويصادر الضمان الابتدائي، ومستنده المادة (77) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
5- تصحيح العروض: إذيكون للجنة فحص العروض السُلطة في تصحيح العروض المُقدمة أمامها، وذلك حسب الآتي:
* إذا اكتشفت اللجنة اختلاف بين الأسعار المدوَّنة في العرض، فعند اختلاف السعر المُرقَم عن السعر المكتوب؛ فتأخذ اللجنة بالسعر المُرقَم، وفي حال كان الاختلاف بين سعر الوحدة وعدم تناسبه مع سعر مجموع الوحدات؛ فحينها تأخد اللجنة بسعر المجموع. ومستند ذلك الفقرة (2) بالمادة (81) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
* تملك اللجنة سلطة إعادة تسعير بنود العرض؛ إذا تبين لها أن الأسعار وضعت بشكل غير مدروس، ولا تُمثل السعر الحقيقي لكل بند، شريطة ألا يؤثر ذلك على السعر الإجمالي للعرض، وإذا لم يوافق صاحب العرض على إعادة التسعير؛ فيتم استبعاده من المنافسة، ويسترد ضمانه الابتدائي. ومستند ذلك الفقرة (2) من المادة (82) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
* إذا تجاوزت الأخطاء الحسابية في الأسعار بعد تصحيحها أكثر من (10) % من قائمة الأسعار أو إجمالي قيمة العرض زيادةً أو نقصًا؛ فيجوز للجنة التوصية باستبعاد العرض. ومستند ذلك الفقرة (3) بالمادة (81) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
6- التفاوض مع أصحاب العروض: لقد منح المُنظِم للجنة فحص العروض الصلاحيات الكاملة في التفاوض مع صاحب أفضل عرض ثم من يليه من المتنافسين، وذلك في ثلاثة حالات نُبينها في الآتي:
* الحالة الأولى: إذا ارتفع سعر أفضل عرض عن الأسعار السائدة في السوق بشكل هائل؛ فحينها تُحدد اللجنة مبلغ التخفيض بما يتفق مع سعر السوق، سواء كان مبلغ ثابتًا أو متغيرًا، ثم تطلب اللجنة من صاحب العرض تخفيض سعره، فإن امتنع، أو لم يصل بسعره إلى المبلغ الذي حددته اللجنة بعد التخفيض؛ فتقوم اللجنة بالتفاوض مع صاحب العرض الذي يليه، وهكذا مع بقية أصحاب العروض المقبولة فنيًا إلى أن يتم التوصل إلى السعر المُحدد، وإن لم يتم التوصل إلى ذلك السعر؛ فيتم إلغاء المنافسة، ويُعاد طرحها من جديد, ومستند ذلك الفقرة (1)بالمادة (47) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
* الحالة الثانية: إذا زاد سعر أفضل عرض على المبالغ المُعتمدة للمشروع ابتداءً؛ فحينها تُخاطب لجنة فحص العروض صاحب العرض وتطلب منه تخفيض عرضه بما يتفق مع المبالغ المُعتمدة، وإن لم يوافق؛ فتقوم اللجنة بمخاطبة صاحب العرض التالي، وهكذا، وإن لم تتوصل اللجنة إلى موافقة من أي صاحب عرض بالسعر المُعتمد؛ فيجوز للجهة الحكومية إلغاء بعض البنود أو تخفيضها للوصول إلى المبلغ المعتمد، شريطة عدم تأثير ذلك على الانتفاع بالمشروع أو ترتيب العروض، وإن تعذر ذلك؛ فيتم إلغاء المنافسة. ومستند ذلك الفقرة (2) بالمادة (47) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
* الحالة الثالثة: إذا امتنع صاحب العرض الذي رست عليه المنافسة عن تقديم الضمان النهائي؛ فحينها تقوم لجنة فحصل العروض بالتفاوض مع صاحب العرض التالي، ويكون التفاوض على أساس تنفيذ الأعمال والمشتريات بنفس سعر صاحب العرض الفائز بالمنافسة أو قريب منه أو بما يتفق مع الأسعار السائدة في السوق، ومستند ذلك الفقرة (1) من المادة (61) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
7- تساوي العروض: إذا تساوى عرضان أو أكثر في التقييم الكلي، فتتم الترسية على أقل العروض سعرًا، وإن تساوت في ذلك، فتقوم الجهة الحكومية بتجزئة المنافسة بين العروض المتساوية، متى كانت شروط ومواصفات المنافسة تسمح بذلك، وإذا لم ينص على التجزئة، فتكون الأولوية في الترسية للمنشآت الصغيرة والمتوسطة المحلية، وتجرى منافسة مغلقة بين العروض المتساوية في حال تعذر ذلك، ومستند ذلك المادة (80) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
8- التوصية بالترسية: تفحص اللجنة العروض المالية للعروض الفنية المقبولة، ثم تُقدِم توصياتها لأفضل العروض، وتتقيد اللجنة في ذلك بمعايير التقييم التي تكون مُحددة ومُعلَن عنها مسبقًا في وثائق المنافسة، ومستنده الفقرة (3) بالمادة (46) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
وتجدر الإشارة إلى اللجنة هنا لا تملك السُلطة للبت في الترسية، وإنما دورها ينحصر في التوصية بالترسية، والضابط الجوهري عند إجراء التوصية أن تكون على أفضل العروض الحاصلة على أعلى تقييم وفقًا لمعايير المنافسة، وألا تكون التوصية بالترسية على عرض مخالف.
اقرأ عن/ أحوال سحب المشروع في نظام المنافسات.
موضوعات ذات صلة
