النص الأصلي للتعميم
أمر سامي رقم (4801) وتاريخ 05-04-1407هـ
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد :-
الحاقا لأمرنا التعميمي رقم 19302 وتاريخ 24-09-1392هـ المبني على ما عمم من رئيس هيئة الرقابة والتحقيق برقم 783/2/1/1/خ ط وتاريخ 08-07-1392هـ، حول وجوب ارسال المعاملات مرتبة ومنظمة بحيث يتحقق بذلك المحافظة على سلامة المعاملات من الفقد أو التلف.
ونظرا لما لوحظ من ورود المعاملات على هيئة لا تتفق مع ما ورد في أمرنا المشار اليه بعاليه، لذا فاننا نؤكد عليكم وجوب ابلاغ المختصين لديكم بمراعاة الترتيبات التالية :
1- وضع المعاملات والقضايا في ملفات.
2- ترقيم المرفقات من الخلف ترقيما تسلسلياً لضمان عدم فقدانها مع مراعات ازالة النسخ المكررة من المرفقات ان وجدت حتى لا تحتسب في عملية الترقيم.
3- أن يوضع على غلاف الملف بيان بمحتوياته يتفق فيه الرقم الذي على ظهر الورقة مع رقمها في هذا البيان. وأن يكون البيان وفقاً للنموذج المرفق. وأن يوضع البيان الاساسي من الجهة التي تنشأ لديها المعاملة بينما تتم الاضافات الى البيان من الجهات الرسمية التي تنتقل اليها المعاملة وفقا لخط سيرها وبالقدر الذي تضيفه إليها من مرفقات.
4- أن تكون هذه الترتيبات للمعاملات التي تبلغ مرفقاتها خمس ورقات فأكثر. وأن أية معاملة ترد لا تراعى فيها هذه التعليمات لا يمكن تسلمها وستتحمل الجهة المتسببة مسؤلية تأخيرها وما ينتج عن ذلك التأخير. لاعتماد موجبه .،،،
فهد بن عبدالعزيز
رئيس مجلس الوزراء
تحليل للتعميم وشرح له
أمر سامي رقم (4801) وتاريخ 05-04-1407هـ، يهدف إلى تنظيم طريقة إرسال المعاملات الرسمية بين الجهات الحكومية، وذلك لضمان عدم فقدان أو تلف المستندات الرسمية، وتحسين كفاءة العمل الإداري.
1- الأساس القانوني والتنظيمي للأمر السامي:
– يستند هذا الأمر إلى صلاحيات رئيس مجلس الوزراء في تنظيم العمل الإداري داخل مؤسسات الدولة.
– يتماشى القرار مع مبادئ الحوكمة الإدارية الجيدة، مثل الشفافية، توثيق الإجراءات، والحد من الأخطاء الإدارية.
– يعكس القرار حرص الدولة على الحفاظ على المستندات الرسمية ومنع أي تلاعب أو فقدان للبيانات الحكومية.
2- الأثر القانوني والتنظيمي على الجهات الحكومية:
أ- تحسين كفاءة العمل الإداري: يُلزم الجهات الحكومية بترتيب المعاملات بشكل يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات وتتبعها، مما يحسن من سرعة إنجاز المعاملات.
ب- تقليل الفقد والتلف في الوثائق الحكومية: يحد من فقدان أو تلف المستندات، مما يعزز حماية البيانات الحكومية ويساعد في ضمان مصداقيتها.
ج- تحميل الجهة المخالفة مسؤولية التأخير: أي جهة ترسل المعاملات دون التقيد بهذه الضوابط ستتحمل تبعات التأخير والمسؤولية الإدارية عن ذلك، مما يعزز الالتزام والانضباط الإداري.
د- إرساء معايير موحدة لإدارة الوثائق الحكومية: يفرض القرار نظامًا موحدًا لترتيب المعاملات في جميع الجهات الحكومية، مما يسهل عمليات الأرشفة والرقابة.
3- تأثير القرار على النزاهة ومكافحة الفساد الإداري:
– يساعد القرار على تعزيز الشفافية في التعاملات الحكومية، حيث يكون لكل معاملة ملف واضح ومرقم يسهل تتبعه.
– يحد من التلاعب في المعاملات أو فقدان المستندات التي قد تتعلق بقضايا قانونية أو مالية حساسة.
– يجعل عملية تدقيق المعاملات أكثر سهولة، مما يساهم في مكافحة الفساد الإداري والتلاعب في البيانات الحكومية.
نسخة من أصل التعميم؛ للتحميل
