لجنة فتح العروض هي أول جهة تستقبل العروض المقدمة للمنافسات والمناقصات الحكومية، والمهمة الأساسية لهذه اللجنة هي معرفة العروض، وأسعارها، ومن ثَم؛ إحالة العروض إلى لجنة فحص العروض.
وانطلاقًا من الحساسية الشديدة للدور المنوط بهذه اللجنة؛ فقد وضع المُنظِم السعودي عدد من الضوابط والإجراءات الصارمة؛ لضمان الشفافية والمساواة، كما أنه يُقرر بطلان المنافسة وإلغاءها كلها إذا تم الإخلال بهذه الإجراءات.
ونتناول في هذا المقال شرح تفصيلي لهذه اللجنة، مع إسناد كل معلومة لمستندها سواء من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية أو لائحته التنفيذية.
لجنة فتح العروض
لقد حددت المادة (43) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، والمادة (71) من اللائحة التنفيذية، الشروط والضوابط اللازم توفرها في تلك اللجنة، من حيث تكوينها، وتتمثل فيما يلي:
1- تشكيلها: لجنة فتح العروض يتم تشكيلها بموجب قرار من رئيس الجهة الحكومية التي ترغب في عمل مناقصة أو منافسة لتلبية احتياجات المرفق العام، ومن ثَم؛ قد يكون الرئيس (الوزير، أو المُحافظ، أو المسؤول الأول في الجهة الحكومية)، ومستنده المادة (43) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية: “تكون بقرار من رئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه لجنة أو أكثر لفتح العروض، وفقًا لما توضحه اللائحة“.
2- عدد أعضاءها: تتكون تلك اللجنة من ثلاثة أعضاء بحد أدنى بالإضافة إلى رئيس اللجنة، أي الحد الأدنى هو: (3 أعضاء + الرئيس للجنة)، ومستنده الفقرة (1) من المادة (71) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
3- تعيين نائب: يجب أن يتضمن القرار الصادر بتشكيل هذه اللجنة النص على تعيين نائب لرئيس اللجنة، ذلك كي يحل محله في حال غيابه، ومستنده الفقرة (2) من المادة (71) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
4- مدة اللجنة: قيَّد المُنظِم عُمر اللجنة بـ(ثلاث) سنوات فقط لا غير، ثم يتم تعيين أعضاء جُدد، ومُستنده الفقرة (3) من المادة (71) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية، بما نصها: “يُعاد تكوين اللجنة كل ثلاث سنوات“.
مهام لجنة فتح العروض
إن المهمة الرئيسية للجنة فتح العروض تأتي من تسميتها، فهي مسؤولة عن فتح العروض المُقدمة لها؛ للتأكد من أن العروض مقبولة ومتوافقة مع أحكام النظام، ومع شروط المنافسة، ولقد حددت المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، والمادة (72) و(73) و(34) من اللائحة التنفيذية لهذا النظام جميع الضوابط التي تلتزم اللجنة باتباعها أثناء قيامها بمهمة فتح العروض، ونوضحها فيما يلي:
1- حضور جميع الأعضاء: إذ لا يُمكن للجنة فتح العروض إلا بحضور جميع أعضاءها، وفي حال تخلف أي عضو عن الحضور؛ فيترتب على ذلك اعتبار الاجتماع باطلًا، ويتعين إعادة انعقاده، علمًا بأن ما جرى عليه العمل في هذا الشأن أنه لا بأس بحضور عضو احتياطي للعضو المُتغيب، وحينها سيكون الاجتماع سليمًا ولا غبار عليه، والسبب في ذلك أن النظام لم يحظر الإنابة أو التكليف الاحتياطي هنا.
2- موعد الفتح: تلتزم اللجنة بفتح العروض في تمام الساعة التي ينتهي فيها الموعد المحدد لتلقي العروض، فعلى سبيل المثال: لو أن مدة تلقي العروض محددة بـ(90) يومًا تنتهي في الساعة (السابعة) مساء يوم الثلاثاء، ففي هذه الحالة؛ يكون من الواجب على اللجنة فتح العروض في تمام الساعة السابعة من هذا اليوم، ومستنده المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية: “1- تُفتَح العروض بحضور جميع أعضاء اللجنة في موعد انتهاء مدة تلقي العروض…“، مع التنويه على استثناء ذلك، وستناوله بالشرح بعد قليل عند الحديث عن أحوال تأجيل فتح العروض [أنقر للانتقال].
3- الحق في الحضور: تتقيد اللجنة بأداء مهمتها في جلسة علنية يتمكن فيها جميع أصحاب العروض من الحضور لمشاهدة فتح المظروفات بأنفسهم، علمًا بأن هذا الحق اختياري لصاحب العرض نفسه، فهو غير مُلزم بالحضور وإنما مُخيَّر بالحضور أو لا، ومستنده المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية: “2- لأصحاب العروض حضور جلسات فتح العروض“.
4- العروض الفنية المستقلة: إذا كانت العروض المُقدمة تشتمل على مظروف فني مستقل عن المظروف المالي؛ فإن اللجنة لا تملك السُلطة لفتح المظروف المالي، وإنما هي مسؤولة فقط عن فتح المظروف الفني، ومستنده الفقرة (1) بالمادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية: “…في الحالات التي تتطلب تقديم عرض فني مستقل عن العرض المالي، تُفتَح العروض الفنية دون المالية..“.
إجراءات فتح العروض
لقد ذكرنا أعلاه أن العروض تُفتح من قِبَل اللجنة في نفس يوم انتهاء مدة تلقي العروض، يكون ذلك باتباع الإجراءات الآتية:
1- ترقيم العروض: تُعطي اللجنة كل عرض رقم متسلسل على هيئة كسر اعتيادي يتمثل في رقم العرض مقسوم (مقامه) عدد العروض مثل (50/100)، فالـ(50) فهو رقم العرض، والـ(100) هو إجمالي عدد العروض، ومستنده المادة (72/4) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
2- الإعلان عن العروض: تُعلن اللجنة في العروض التي تفتحها عن:
- اسم مُقدم العرض.
- سعره الإجمالي.
- ما يرد في السعر من زيادة أو تخفيض في خطاب العرض الأصلي.
- بيان ما إذا كان قد تم تقديم ضمان ابتدائي أم لا.
- بيان ما إذا كان قد تم تقديم الوثائق المطلوبة حسب شروط المنافسة.
يُلاحظ أن العروض التي تتكون من مظروفين [مالي، وفني]؛ فلا تُعلن اللجنة إلا عن اسم مُقدم العرض فقط.
3- تدوين المحضر: بعد فتح العروض والإعلان عن البيانات المذكورة أعلاه، يقوم الأعضاء بإثبات محتويات العروض، وتحصر العينات ومواصفات الأجهزة والمواد (الكاتلوجات) المُقدمة مع العرض، ثم يتم التوقيع على خطاب العرض الأصلي، وجداول الكميات، وخطاب الضمان البنكي، والشهادات المُرفقة مع العرض، والمحضر الذي تُعده اللجنة وتدون فيها كافة الإجراءات المُتخذة من جانبها.
4- إثبات الأسعار: تثبت اللجنة ما اشتملت عليه الأسعار الواردة في العرض من تعديل أو تصحيح أو طمس، كما يجب عليها حصر البنود غير المسعرة أو التي لم تدون أسعارها الإفرادية أو الإجمالية رقمًا وكتابةً.
5- حظر التوجيه: إذ لا يجوز للجنة أن تطلب من أصحاب العروض تصحيح الأخطاء أو تلافي الملاحظات الواردة في عروضهم.
6- حظر الاستلام الجديد: لا يجوز للجنة استلام أي عروض أو مظاريف أو خطابات أو عينات يقدمها لها أصحاب العروض أثناء جلسة فتح العروض، ومستنده الفقرة (7) من المادة (72) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
تأجيل فتح العروض
الأصل كما ذكرناه آنفًا أن اللجنة تلتزم بفتح العروض في تمام الساعة المحددة لنهاية موعد استلام العروض، ولكن وضع المُنظم عدد من الاستثناءات التي تُجيز للجنة الحق في تأجيل الموعد المحدد لفتح العروض، وتتمثل تلك الاستثناءات فيما يلي:
* الاستثناء الأول: ألا يكتمل نصاب اللجنة، وهو حضور جميع أعضاءها دون تغيب أي عضو، وفقًا للمادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
* الاستثناء الثاني: إذا اتضح للجنة عدم استكمال المدة النظامية المُقررة لتلقي العروض، وهي (15) يومًا في المنافسات التي تبلغ قيمتها (خمسة) ملايين ريال فأقل، ومدة (30) يومًا في المنافسات التي تبلغ قيمتها أكثر من (خمسة) ملايين ريال، وأقل من (مائة) مليون ريال، ومدة (60) يومًا في المنافسات التي تبلغ قيمتها مبلغ (مائة) مليون ريال أو أكثر، ومستنده المادة (34) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
* الاستثناء الثالث: إذا توفرت أسباب معقولة تُبرر التمديد لمدة تلقي العروض وتأجيل فتحها، ولقد حدد النظام أمثلة على ذلك وهي: (اكتشاف أخطاء جوهرية في جداول الكميات، أو تعديل الجهة الحكومية لوثائق المنافسة وشروطها، أو في حال عدم تقدم عروض للمنافسة أصلًا)، ومستند ذلك المادة (73) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
وأخيرًا: بعد استكمال اللجنة أعمالها، تحيل اللجنة محضرها وأوراق ووثائق المنافسة إلى لجنة فحص العروض، بما لا يتجاوز المدة المحددة لها، والمُقدرة بـ(ثلاثة) أيام، تبدأ من تاريخ فتح العروض، ومستنده الفقرة (3) من المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية: “على اللجنة خلال (ثلاثة) أيام من تاريخ فتح العروض؛ إحالة محضرها والعروض إلى لجنة فحص العروض“.
اقرأ عن/ لجنة فحص العروض ومهامها.
موضوعات ذات صلة
