النص الأصلي للتعميم
تعميم رقم (1374) وتاريخ 24-01-1390هـ
صاحب السمو الملكي وزير الداخلية
لوحظ أن بعض الموظفين يكتفون بوضع توقيعاتهم على الأوراق الرسمية في مكاتبات ووثائق صرف أو توريد أو تحصيل رسوم أو محاضر وما شابه ذلك بدون أن يوضع بجانب التوقيع الأسم الكامل للموظف صاحب التوقيع، ونظرا لاهمية ايضاح الاسم الصريح سواء خلال تداول الأوراق الرسمية أو فيما بعد عند حصول ما يستدعي المراجعة أو التحقيق، فان على جميع موظفي الحكومة على اختلاف مستوياتهم ملاحظة ما يأتي:
1- يجب وضع الأسم الكامل للموظف (كتابة أو طباعة) تحت توقيعه في جميع الأحوال على جميع الأوراق الرسمية التي يوقعها من مكاتبات أو وثائق صرف أو توريد أو استلام أو استمارات أو محاضر أو أية أوراق رسمية أخرى.
2- في حالة قيام أحد الموظفين بالتوقيع نيابة عن موظف آخر، عليه ان يضع توقيعه وأسمه تحت كلمة (بالنيابة).
3- يوضح على جميع صور المكاتبات اسم الموظف الذي وقع الأصل فعلا.
4- على جميع الوزارات والمصالح الحكومية والمؤسسات العامة والبلديات اعتماد ذلك وابلاغ نسخ من هذا الأمر إلى جميع المصالح والادارات التابعة لها وكذلك جميع الفروع والمراكز ليجرى ابلاغه لجميع الموظفين لملاحظته والتقيد به وعلى هذه الجهات اجراء المتابعة للتأكد من وضع هذا الترتيب موضع التنفيذ في جميع الأحوال .
رئيس مجلس الوزراء
تحليل للتعميم وشرح له
يُلزم تعميم رقم (1374) وتاريخ 24-01-1390هـ، الصادر منذ عام 1390هـ جميع موظفي الدولة في مختلف الجهات الحكومية بوضع الاسم الكامل بجانب التوقيع على جميع الأوراق الرسمية، مثل المكاتبات، أو وثائق الصرف، أو محاضر التحصيل والاستلام. ويشدد على أنه لا يكفي التوقيع فقط دون توضيح اسم الموظف كاملاً، حتى تكون المستندات واضحة عند الرجوع إليها للتحقق أو التحقيق لاحقًا.
1- الغاية النظامية من التعميم:
– تعزيز الشفافية والمساءلة في الأعمال الإدارية والمالية.
– ضمان إمكانية التتبع الإداري لأي وثيقة رسمية.
– منع حالات:
– التزوير أو الانتحال.
– التنصل من المسؤولية.
– الغموض في الهوية الوظيفية.
التوقيع وحده لا يُعد كافيًا لإثبات هوية الموظف، خصوصًا إذا لم يكن هناك سجل توقيعات معتمد، وبالتالي فإن كتابة الاسم الكامل بجانب التوقيع يُعد ضمانًا قانونيًا لسلامة الإجراء.
2- الالتزامات المحددة في التعميم:
– كتابة أو طباعة الاسم الكامل تحت التوقيع في جميع أنواع الأوراق الرسمية (بما في ذلك المحاضر، الاستمارات، إيصالات التوريد… إلخ).
– عند التوقيع بالنيابة، يجب أن يُذكر:
– كلمة “بالنيابة”.
– اسم الموظف الموقع نيابة.
- – في حالة وجود صور من المكاتبات، يجب توضيح اسم الموظف الذي وقع الأصل، وليس فقط التوقيع المصور.
يضمن هذا البند عدم الخلط أو إساءة استخدام النسخ المصورة للمكاتبات الرسمية، ويساعد على تحديد مصدر الوثيقة بدقة عند تداولها داخليًا أو أرشفتها.
3- مسؤولية الجهات الحكومية:
– جميع الوزارات، والمصالح، والمؤسسات العامة، والبلديات ملزمة بإبلاغ التعميم إلى كافة فروعها وإداراتها ومراكزها.
– كما يجب أن تُجري هذه الجهات المتابعة الدورية للتأكد من الالتزام بالتعميم.
يُعد هذا التعميم أساسًا من أسس الحوكمة الإدارية، ويجب أن يُدرج في أدلة السياسات والإجراءات لدى الجهات الحكومية كمتطلب رسمي لضبط المكاتبات.
نسخة من أصل التعميم؛ للتحميل
