النص الأصلي للتعميم
تعميم رقم (402257216) وتاريخ 20-06-1440هـ
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد:
نشير لقرار معالي وزير العدل رقم 2818 وتاريخ 26-07-1439هـ المتضمن الموافقة على لائحة الوثائق القضائية بالصيغة المرافقة للقرار حيث جاء في المادة (20) على ما نصه: (ينشأ لكل قضية – بعد اكتساب الحكم الصفة النهائية – ملف في المحكمة مصدرة الحكم يُحفظ في محاضر الضبط وأصل الصك ويأخذ رقم قيد القضية).
وبناءً على قرارنا رقم 402256702 في 20-06-1440هـ بإنشاء وحدة للوثائق القضائية بالمحكمة تختص بحفظ ملفات الوثائق القضائية وجميع الإجراءات والطلبات الإدارية المتعلقة بها وفقاً للمادة (21) من اللائحة المشار إليها.
نرغب العمل بموجبه وتوجيه المختص بالدائرة بتصدير الوثائق القضائية (أصل الضبط وأصل الصك) بعد اكتساب الحكم الصفة النهائية برقم قيد القضية لوحدة الوثائق القضائية بالمحكمة ورمزها في النظام الشامل (7260011238).
الله يحفظكم ويرعاكم،
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
رئيس المحكمة الجزائية بالرياض
إبراهيم بن ناصر السياري
تحليل للتعميم وشرح له
تعميم رقم (402257216) وتاريخ 20-06-1440هـ، الصادر عن رئيس المحكمة الجزائية بالرياض، ويوجَّه إلى المختصين بالدائرة القضائية، ويهدف إلى تنظيم حفظ الوثائق القضائية وفقًا للائحة الوثائق القضائية المعتمدة بقرار وزير العدل رقم 2818 وتاريخ 26-07-1439هـ.
1- الأساس القانوني لتنظيم الوثائق القضائية:
أ- يستند هذا التعميم إلى لائحة الوثائق القضائية الصادرة بموجب قرار وزير العدل رقم 2818، والتي تهدف إلى:
– تنظيم حفظ الوثائق القضائية بطريقة تسهّل الرجوع إليها عند الحاجة.
– ضمان سلامة الوثائق الأصلية ومنع فقدانها أو العبث بها.
– تحقيق الشفافية والكفاءة في إدارة السجلات القضائية.
ب- لماذا هذا التوجيه مهم؟
– يمنع ضياع أو تلف الوثائق الأصلية عبر نقلها إلى وحدة متخصصة بحفظها.
– يسهل إدارة الطلبات الإدارية المتعلقة بالوثائق القضائية، مثل طلبات استخراج نسخ أو مراجعة القضايا السابقة.
– يعزز التوثيق الإلكتروني والرقمي للقضايا، مما يرفع من كفاءة المحاكم في حفظ وإدارة المعلومات.
2- إلزام الدوائر القضائية بحفظ الوثائق وفق الإجراءات الجديدة:
أ- وفقًا للتعميم، فإن جميع الدوائر القضائية ملزمة بما يلي:
1- بعد اكتساب الحكم الصفة النهائية، يجب تصدير:
– أصل الضبط.
– أصل الصك.
– حفظهما في وحدة الوثائق القضائية بنفس رقم قيد القضية.
2- إدراج الوثائق تحت رمز وحدة الوثائق القضائية (7260011238) في النظام الشامل، لضمان تتبعها إلكترونيًا.
ب- الأثر القانوني لهذا التوجيه:
– يضمن عدم العبث بالوثائق القضائية بعد صدور الحكم النهائي.
– يحد من التلاعب أو التزوير في الوثائق الأصلية، حيث يتم حفظها في وحدة متخصصة.
– يساعد في تسريع عمليات البحث والاستعلام عن الوثائق القضائية، مما يسهّل مراجعتها عند الحاجة.
يهدف هذا التعميم إلى تعزيز الحوكمة القضائية وحماية الوثائق الرسمية بعد اكتساب الحكم الصفة النهائية، من خلال إلزام المحاكم بحفظ أصل الضبط والصك في وحدة متخصصة. كما أنه يعزز إدارة الوثائق بشكل أكثر كفاءة عبر النظام الشامل، مما يسهم في تحقيق الشفافية وسرعة الوصول إلى المستندات القضائية عند الحاجة. ومع ذلك، لضمان التنفيذ الفعّال، لا بد من تطوير أنظمة الأرشفة الرقمية، توفير آلية واضحة لاسترجاع الوثائق، وضمان عدم تعطيل العمل القضائي بسبب هذه التعديلات.
نسخة من أصل التعميم؛ للتحميل
