لجنة فتح العروض ومهامها بنظام المنافسات الحكومية (1447هـ)

لجنة فتح العروض هي أول جهة تستقبل عروض المنافسات والمناقصات الحكومية لمعرفة العروض وأسعارها، ثم إحالتها إلى لجنة فحص العروض. وقد أحاط المنظّم السعودي عملها بضوابط وإجراءات صارمة لضمان الشفافية والمساواة، ويقرر بطلان المنافسة وإلغاءها كلها إذا أُخل بهذه الإجراءات.

نتناول في هذا المقال شرحًا تفصيليًا لهذه اللجنة، مع إسناد كل معلومة إلى مستندها، سواء من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية أو لائحته التنفيذية.

ما لجنة فتح العروض؟

حددت المادة (43) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، والمادة (71) من اللائحة التنفيذية، الشروط والضوابط اللازم توافرها في لجنة فتح العروض من حيث تكوينها، وتتمثل فيما يلي:

كيف تُشكّل لجنة فتح العروض؟

تُشكّل لجنة فتح العروض بقرار من رئيس الجهة الحكومية التي ترغب في عمل مناقصة أو منافسة لتلبية احتياجات المرفق العام؛ ومن ثَم قد يكون الرئيس الوزير، أو المحافظ، أو المسؤول الأول في الجهة الحكومية. ومستند ذلك المادة (43) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

كم عدد أعضاء لجنة فتح العروض؟

تتكون اللجنة من ثلاثة أعضاء بحد أدنى بالإضافة إلى رئيس اللجنة؛ أي إن الحد الأدنى هو: (3 أعضاء + رئيس اللجنة). ومستند ذلك الفقرة (1) من المادة (71) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

هل يجب تعيين نائب لرئيس اللجنة؟

يجب أن يتضمن القرار الصادر بتشكيل اللجنة النص على تعيين نائب لرئيسها؛ كي يحل محله في حال غيابه. ومستند ذلك الفقرة (2) من المادة (71) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

ما مدة لجنة فتح العروض؟

قيّد المنظّم عمر اللجنة بـ(ثلاث) سنوات فقط لا غير، ثم يُعيّن أعضاء جدد. ومستند ذلك الفقرة (3) من المادة (71) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

ما مهام لجنة فتح العروض؟

تأتي المهمة الرئيسية للجنة من تسميتها؛ فهي مسؤولة عن فتح العروض المقدمة لها للتأكد من أنها مقبولة ومتوافقة مع أحكام النظام وشروط المنافسة. وقد حددت المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، والمواد (72) و(73) و(34) من اللائحة التنفيذية لهذا النظام، جميع الضوابط التي تلتزم اللجنة باتباعها أثناء فتح العروض، ونوضحها فيما يلي:

هل يلزم حضور جميع أعضاء اللجنة؟

لا يمكن للجنة فتح العروض أداء عملها إلا بحضور جميع أعضائها، وفي حال تخلف أي عضو عن الحضور يُعد الاجتماع باطلًا ويتعين إعادة انعقاده. وما جرى عليه العمل في هذا الشأن أنه لا بأس بحضور عضو احتياطي عن العضو المتغيب؛ وحينها يكون الاجتماع سليمًا ولا غبار عليه، لأن النظام لم يحظر الإنابة أو التكليف الاحتياطي هنا.

متى تفتح اللجنة العروض؟

تلتزم اللجنة بفتح العروض في تمام الساعة التي ينتهي فيها الموعد المحدد لتلقيها. فعلى سبيل المثال: لو كانت مدة تلقي العروض محددة بـ(90) يومًا وتنتهي في الساعة (السابعة) مساء يوم الثلاثاء، وجب على اللجنة فتحها في تمام الساعة السابعة من ذلك اليوم. ومستند ذلك الفقرة (1) من المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، مع مراعاة أحوال تأجيل فتح العروض الموضحة لاحقًا؛ أنقر للانتقال.

هل يحق لأصحاب العروض حضور الجلسة؟

تؤدي اللجنة مهمتها في جلسة علنية يتمكن فيها جميع أصحاب العروض من الحضور لمشاهدة فتح المظروفات بأنفسهم. وهذا الحق اختياري لصاحب العرض؛ فهو غير ملزم بالحضور، وإنما مخير بين الحضور وعدمه. ومستند ذلك الفقرة (2) من المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

ماذا تفتح اللجنة إذا كان العرض الفني مستقلًا عن المالي؟

إذا اشتملت العروض المقدمة على مظروف فني مستقل عن المظروف المالي، فلا تملك اللجنة سلطة فتح المظروف المالي، وإنما تكون مسؤولة فقط عن فتح المظروف الفني. ومستند ذلك الفقرة (1) من المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

ما إجراءات فتح العروض؟

ذكرنا أن العروض تفتح من قِبَل اللجنة في يوم انتهاء مدة تلقيها، ويكون ذلك باتباع الإجراءات الآتية:

1- ترقيم العروض

تعطي اللجنة كل عرض رقمًا متسلسلًا على هيئة كسر اعتيادي يتمثل في رقم العرض مقسومًا على عدد العروض، مثل (50/100)؛ فالـ(50) هو رقم العرض، والـ(100) هو إجمالي عدد العروض. ومستند ذلك الفقرة (4) من المادة (72) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

2- الإعلان عن العروض

تعلن اللجنة في العروض التي تفتحها عن:

• اسم مقدم العرض.
• سعره الإجمالي.
• ما يرد في السعر من زيادة أو تخفيض في خطاب العرض الأصلي.
• بيان ما إذا كان قد تم تقديم ضمان ابتدائي أم لا.
• بيان ما إذا كان قد تم تقديم الوثائق المطلوبة حسب شروط المنافسة.

أما العروض التي تتكون من مظروفين، مالي وفني، فلا تعلن اللجنة إلا عن اسم مقدم العرض فقط.

3- تدوين المحضر

بعد فتح العروض والإعلان عن البيانات المذكورة أعلاه، يثبت الأعضاء محتويات العروض، ويحصرون العينات ومواصفات الأجهزة والمواد (الكاتلوجات) المقدمة مع العرض، ثم يوقعون على خطاب العرض الأصلي، وجداول الكميات، وخطاب الضمان البنكي، والشهادات المرفقة مع العرض، والمحضر الذي تعده اللجنة وتدوّن فيه جميع الإجراءات المتخذة من جانبها.

4- إثبات الأسعار

تثبت اللجنة ما اشتملت عليه الأسعار الواردة في العرض من تعديل أو تصحيح أو طمس، كما يجب عليها حصر البنود غير المسعرة أو التي لم تدوّن أسعارها الإفرادية أو الإجمالية رقمًا وكتابةً.

5- حظر التوجيه

لا يجوز للجنة أن تطلب من أصحاب العروض تصحيح الأخطاء أو تلافي الملاحظات الواردة في عروضهم.

6- حظر الاستلام الجديد

لا يجوز للجنة استلام أي عروض أو مظاريف أو خطابات أو عينات يقدمها إليها أصحاب العروض أثناء جلسة فتح العروض. ومستند ذلك الفقرة (7) من المادة (72) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

تأجيل فتح العروض

الأصل، كما ذكرنا آنفًا، أن تلتزم اللجنة بفتح العروض في تمام الساعة المحددة لنهاية موعد استلامها. ولكن وضع المنظّم عددًا من الاستثناءات التي تجيز تأجيل الموعد المحدد لفتح العروض، وتتمثل فيما يلي:

متى يؤجل فتح العروض لعدم اكتمال النصاب؟

يؤجل فتح العروض إذا لم يكتمل نصاب اللجنة، والمقصود حضور جميع أعضائها دون تغيب أي عضو، وفقًا للمادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

متى يؤجل الفتح لعدم استكمال مدة تلقي العروض؟

يؤجل فتح العروض إذا اتضح للجنة عدم استكمال المدة النظامية المقررة لتلقيها، ومستند ذلك المادة (34) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

ما الأسباب المعقولة لتمديد تلقي العروض وتأجيل فتحها؟

يؤجل فتح العروض إذا توافرت أسباب معقولة تبرر تمديد مدة تلقيها وتأجيل فتحها. وقد حدد النظام أمثلة على ذلك، هي: اكتشاف أخطاء جوهرية في جداول الكميات، أو تعديل الجهة الحكومية لوثائق المنافسة وشروطها، أو عدم تقدم عروض للمنافسة أصلًا. ومستند ذلك المادة (73) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

ماذا يحدث بعد انتهاء لجنة فتح العروض من أعمالها؟

بعد استكمال اللجنة أعمالها، تحيل محضرها وأوراق ووثائق المنافسة إلى لجنة فحص العروض بما لا يتجاوز المدة المحددة لها، وهي (ثلاثة) أيام تبدأ من تاريخ فتح العروض. ومستند ذلك الفقرة (3) من المادة (44) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

اقرأ عن لجنة فحص العروض ومهامها.

أسئلة شائعة عن لجنة فتح العروض

موضوعات ذات صلة

1. أحوال مصادرة الضمان النهائي.
2. حالات سحب المشروع في نظام المنافسات.
3. الضمان الابتدائي نظام المنافسات.