لجنة فحص العروض بالمنافسات (الأعضاء | المهام) [1447هـ]

تبدأ مهام لجنة فحص العروض بعد إحالة لجنة فتح العروض محضرها وأوراق المنافسة إليها؛ فتفحص العروض، وتراجعها وفق المعايير، ثم توصي بالترسية على أفضل عرض يحقق أقصى استفادة للجهة الحكومية التي طرحت المنافسة أو المناقصة.

تسبق لجنة فتح العروض هذه المرحلة الإجرائية؛ ويمكنك قراءة تفاصيل لجنة فتح العروض ومهامها.

من هم أعضاء لجنة فحص العروض؟

حددت المادة (45) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، والمادة (74) من اللائحة التنفيذية للنظام، ضوابط تشكيل لجنة فحص العروض وشروط أعضائها.

1. صدور قرار: يصدر رئيس الجهة الحكومية، أو من يفوضه، قرارًا بتشكيل لجنة فحص العروض أو أكثر من لجنة بحسب الأحوال والاحتياج.
2. عدد الأعضاء: ورد في المقال الأصلي أن الحد الأدنى هو (ثلاثة) أعضاء بالإضافة إلى رئيسهم، ثم وصف الإجمالي بأنه (ثلاثة) أعضاء بحد أدنى. ويشترط أن يكون من بين الأعضاء المراقب المالي، وعضو من ذوي التأهيل النظامي، وعضو يملك المعرفة الفنية في طبيعة الأعمال والمشتريات محل المنافسة.
3. تعيين نائب وعضو احتياطي: يجب أن ينص قرار تكوين اللجنة على تعيين نائب للرئيس من أعضائها يحل محله عند الغياب، وتعيين عضو احتياطي لكل عضو أساسي في اللجنة.
4. مدة اللجنة: يعاد تكوين لجنة فحص العروض وسكرتيرها كل ثلاث سنوات.
5. جهة الشراء الموحد: للجهة المختصة بالشراء الموحد حق المشاركة في حضور جلسات لجنة فحص العروض، وتكون لها جميع الصلاحيات المقررة لباقي أعضاء اللجنة.
6. حظر الازدواجية في العضوية: لا يجوز الجمع بين رئاسة لجنة فحص العروض وصلاحية البت في الترسية، كما لا يجوز الجمع بين رئاسة لجنة فتح العروض ورئاسة لجنة فحص العروض أو العضوية فيهما.

ما مهام لجنة فحص العروض الأساسية؟

تراجع اللجنة جداول الكميات والأسعار الواردة في العروض المحالة إليها من لجنة فتح العروض، سواء راجعت كل عرض بمفرده أم راجعت العروض بمجموعها.

وللجنة أن تستعين بمن تراه من أهل الاختصاص في الجوانب الفنية أو الهندسية أو التقنية أو القانونية، متى رأت الحاجة إلى هذه المشورة الفنية.

كما تعد محضرًا يتضمن جميع ما قامت به من أعمال وما اتخذته من إجراءات، وتوصيتها بشأن العروض التي فحصتها. وإذا خالف أحد الأعضاء أو بعضهم رأي اللجنة، وجب بيان الرأي المخالف في المحضر وكتابة أسباب كل رأي، ثم يعرض المحضر على صاحب الصلاحية للبت في الترسية.

ما ضوابط فحص العروض واستكمال مستنداتها؟

1. التقيد بمعايير المنافسة

تلتزم اللجنة بفحص العروض وفق المعايير المنصوص عليها في وثائق وشروط المنافسة، وتستبعد العروض المخالفة، مع استرجاع أصحابها للضمانات الابتدائية التي دفعوها. ومستند ذلك الفقرة (1) من المادة (46) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

2. التعامل مع العرض الفني المستقل

إذا قدمت العروض في مظروفين مستقلين [فني ومالي]، تتقيد اللجنة بحفظ العروض الفنية فقط دون المالية، وتستبعد العروض الفنية غير المقبولة، وترد إلى أصحابها العروض المالية دون فتحها، مع إعادة الضمانات الابتدائية أيضًا. ومستند ذلك الفقرة (2) من المادة (46) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

3. طلب الاستيضاح من المتنافسين

على خلاف لجنة فتح العروض، التي يحظر عليها توجيه أصحاب العروض، تملك لجنة فحص العروض سلطة جوازية في طلب إيضاح أي بيانات أو غموض في العروض. وتشترط الفقرة (1) من المادة (76) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية ما يأتي:

• أن يكون طلب اللجنة مكتوبًا.
• ألا يخل الطلب بتكافؤ الفرص والمساواة بين المتنافسين.
• ألا يؤدي الطلب إلى تغيير مسائل جوهرية كالأسعار.
• ألا يكون من شأن الطلب تحويل العرض المخالف للشروط والمواصفات إلى عرض مقبول.
• أن يكون رد المتنافسين مكتوبًا لا شفهيًا.

4. استكمال الشهادات المطلوبة

إذا لم يقدم صاحب العرض أيًا من الشهادات المطلوبة نظامًا، أو كانت الشهادات المقدمة منتهية الصلاحية، تمنحه اللجنة مدة تحددها على ألا تزيد على عشرة أيام عمل لاستكمالها. فإن لم يقدمها في الوقت المحدد، يستبعد من المنافسة ويصادر الضمان الابتدائي. ومستند ذلك المادة (77) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

5. كيف تصحح لجنة فحص العروض الأسعار؟

تملك لجنة فحص العروض سلطة تصحيح العروض المقدمة أمامها وفق الضوابط الآتية:

• إذا وجدت اختلافًا بين الأسعار المدونة في العرض، أخذت بالسعر المرقم عند اختلافه عن السعر المكتوب. وإذا كان الاختلاف بين سعر الوحدة وسعر مجموع الوحدات، أخذت بسعر المجموع. ومستند ذلك الفقرة (2) من المادة (81) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
• يجوز للجنة إعادة تسعير بنود العرض إذا تبين لها أن الأسعار وضعت على نحو غير مدروس ولا تمثل السعر الحقيقي لكل بند، بشرط ألا يؤثر ذلك في السعر الإجمالي للعرض. وإذا لم يوافق صاحب العرض على إعادة التسعير، استبعد من المنافسة واسترد ضمانه الابتدائي. ومستند ذلك الفقرة (2) من المادة (82) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
• إذا تجاوزت الأخطاء الحسابية في الأسعار بعد تصحيحها أكثر من (10)% من قائمة الأسعار أو إجمالي قيمة العرض، زيادة أو نقصًا، جاز للجنة التوصية باستبعاد العرض. ومستند ذلك الفقرة (3) من المادة (81) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

6. متى تتفاوض اللجنة مع أصحاب العروض؟

منح المنظم لجنة فحص العروض صلاحية التفاوض مع صاحب أفضل عرض، ثم من يليه من المتنافسين، في ثلاث حالات:

الحالة الأولى: ارتفاع السعر عن سعر السوق

إذا ارتفع سعر أفضل عرض عن الأسعار السائدة في السوق بشكل هائل، تحدد اللجنة مبلغ التخفيض بما يتفق مع سعر السوق، سواء كان مبلغًا ثابتًا أم متغيرًا، ثم تطلب من صاحب العرض تخفيض سعره. فإن امتنع، أو لم يصل بعد التخفيض إلى المبلغ الذي حددته اللجنة، تفاوضت مع صاحب العرض الذي يليه، وهكذا مع بقية أصحاب العروض المقبولة فنيًا حتى الوصول إلى السعر المحدد. وإذا لم يتم الوصول إليه، تلغى المنافسة وتطرح من جديد. ومستند ذلك الفقرة (1) من المادة (47) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

الحالة الثانية: تجاوز المبالغ المعتمدة للمشروع

إذا زاد سعر أفضل عرض على المبالغ المعتمدة للمشروع ابتداءً، تخاطب اللجنة صاحبه وتطلب منه تخفيض عرضه بما يتفق مع تلك المبالغ. فإن لم يوافق، خاطبت صاحب العرض التالي، وهكذا. وإذا لم يوافق أي صاحب عرض على السعر المعتمد، جاز للجهة الحكومية إلغاء بعض البنود أو تخفيضها للوصول إلى المبلغ المعتمد، بشرط ألا يؤثر ذلك في الانتفاع بالمشروع أو ترتيب العروض. فإن تعذر ذلك، تلغى المنافسة. ومستند ذلك الفقرة (2) من المادة (47) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

الحالة الثالثة: عدم تقديم الضمان النهائي

إذا امتنع صاحب العرض الذي رست عليه المنافسة عن تقديم الضمان النهائي، تفاوضت لجنة فحص العروض مع صاحب العرض التالي على تنفيذ الأعمال والمشتريات بنفس سعر صاحب العرض الفائز، أو بسعر قريب منه، أو بما يتفق مع الأسعار السائدة في السوق. ومستند ذلك الفقرة (1) من المادة (61) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

7. ماذا يحدث عند تساوي العروض؟

إذا تساوى عرضان أو أكثر في التقييم الكلي، تتم الترسية على أقل العروض سعرًا. وإن تساوت في السعر، تجزئ الجهة الحكومية المنافسة بين العروض المتساوية متى سمحت شروط المنافسة ومواصفاتها بذلك. وإذا لم ينص على التجزئة، تكون أولوية الترسية للمنشآت الصغيرة والمتوسطة المحلية، وتجرى منافسة مغلقة بين العروض المتساوية إذا تعذر ذلك. ومستند هذه الأحكام المادة (80) من اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

8. هل تملك اللجنة صلاحية البت في الترسية؟

تفحص اللجنة العروض المالية للعروض الفنية المقبولة، ثم تقدم توصياتها بأفضل العروض، ملتزمة بمعايير التقييم المحددة والمعلن عنها مسبقًا في وثائق المنافسة. ومستند ذلك الفقرة (3) من المادة (46) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

ولا تملك اللجنة سلطة البت في الترسية؛ إذ ينحصر دورها في التوصية بها، على أن تكون التوصية لأفضل العروض الحاصلة على أعلى تقييم وفق معايير المنافسة، وألا تكون التوصية بالترسية على عرض مخالف.

يمكنك كذلك قراءة أحوال سحب المشروع في نظام المنافسات.

ما الأسئلة الشائعة عن لجنة فحص العروض؟

موضوعات ذات صلة

1. حالات مصادرة الضمان النهائي.
2. الضمان الابتدائي متى يرد؟.
3. الشركة ذات المسؤولية المحدودة.